Política de tratamiento de datos personales
Vigente desde el 9 de octubre de 2026.
Esta política explica cómo se tratan los datos personales en Softdin Autogestión (también llamada «Portal de autogestión»): la app para Android, la versión web enportalautogestion.dinsoft.online y el servidor que la atiende («Gestión del Portal»). Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
1. Quién trata sus datos
SoftDIN es el nombre comercial con el que Deivi Ibarra Negrette, identificado concédula de ciudadanía n.º 73.162.769, ofrece el software. Domicilio: Urbanización Santa Ana, manzana 3, lote 18, Turbaco, Bolívar, Colombia. Correo:contacto@dinsoft.shop. Sitio: dinsoft.shop.
En la app intervienen dos responsables, cada uno con su papel:
- Su empleador es el responsable de sus datos laborales: contrato, nómina, volantes de pago, certificados, solicitudes de permisos y vacaciones, y lo que publica en la cartelera. SoftDIN los procesa por cuenta de él, como encargado, porque el empleador lleva su nómina en SoftDIN.
- SoftDIN es el responsable de los datos propios de la app: su cuenta de acceso, los equipos donde la usa y los registros técnicos de seguridad.
Puede dirigir cualquier consulta o reclamo a SoftDIN; si le corresponde al empleador, se la trasladamos.
2. Qué datos tratamos
| Dato | De dónde sale | Para qué |
|---|---|---|
| Nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, correo, teléfono, dirección | Su empleador, al vincularlo; usted, si los actualiza | Identificarlo, habilitar su ingreso y mantener sus datos al día |
| Contrato, cargo, salario, volantes de pago, certificados, ingresos y retenciones | Su empleador | Que pueda consultarlos desde el celular |
| Solicitudes (permisos, vacaciones, actualización de datos) y sus adjuntos | Usted | Enviarlas a su empleador y mostrarle cómo van |
| Mensajes del chat con Recursos Humanos | Usted y su empleador | Atender sus preguntas |
| Foto para el carnet | Usted, con aprobación de su empleador | Mostrar su carnet digital |
| Ubicación de su vivienda | Usted, si decide compartirla | Registrar su dirección exacta y, si su empresa ofrece transporte, armar las rutas |
| Ubicación del vehículo (solo modo conductor) | El celular del conductor, mientras la app está abierta | Que los pasajeros de la ruta vean dónde viene el vehículo |
| Equipos donde usa la app y registros de ingreso | La app | Seguridad: ver y desconectar equipos, detectar accesos indebidos |
No usamos sus datos para publicidad, no los vendemos y la app no tiene rastreadores ni anuncios.
3. Permisos del teléfono
- Cámara y fotos: solo para leer el código de su cédula cuando actualiza sus datos y para tomar o elegir la foto del carnet. La lectura de la cédula se hace en el propio teléfono: la imagen no se guarda ni se envía; solo viajan los datos leídos, que usted revisa antes de enviar.
- Ubicación: solo cuando usted toca el botón para registrar la ubicación de su vivienda, o en el modo conductor mientras la app está abierta. La app no rastrea su ubicación en segundo plano.
- Huella o rostro: para desbloquear la app sin escribir el PIN. La verificación la hace el sistema del teléfono; ni la app ni SoftDIN reciben su huella o su rostro.
4. Datos sensibles
La foto del rostro y la ubicación de su vivienda pueden considerarse datos sensibles. Entregarlos esopcional: no está obligado a hacerlo y negarse no afecta su relación laboral ni el resto de la app. Solo se tratan con su autorización expresa, que la app le pide antes de registrarlos.
5. Cómo protegemos sus datos
- Toda la comunicación entre la app y el servidor va cifrada (HTTPS).
- Lo que la app guarda en el teléfono para funcionar sin conexión queda cifrado con una clave que depende de su PIN de 6 dígitos.
- Esos datos se borran del teléfono al cerrar sesión, después de 5 intentos fallidos de PIN o si pasan 30 días sin sincronizar.
- Si pierde el celular, puede desconectarlo desde otro equipo; al volver a tener conexión, ese celular borra sus datos.
- El servidor del portal es independiente del sistema de nómina y solo recibe lo que el empleador publica.
6. Con quién se comparten
- Su empleador, que es quien gestiona su relación laboral.
- Proveedores que nos prestan servicios, solo para que la app funcione y bajo deber de confidencialidad:
- Hostinger: alojamiento del servidor y de las bases de datos.
- Cloudflare: publicación de la versión web y red de entrega.
- OpenStreetMap: los mapas. Al ver un mapa, el teléfono pide las imágenes a sus servidores, que reciben la dirección IP y la zona que se muestra.
- Google: solo si en la versión web usted elige «Continuar con Google» para ingresar.
- Un proveedor de inteligencia artificial, solo si su empleador activa el asistente automático del chat. Se usa un servicio de pago, que no utiliza los mensajes para entrenar sus modelos.
- Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exija.
Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia. En esos casos la transferencia se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y al aceptar esta política usted la autoriza.
7. Por cuánto tiempo
- Su cuenta y los datos de la app se conservan mientras su empleador lo mantenga habilitado en el portal.
- Si pide eliminar su cuenta, se borra según se explica enEliminar la cuenta.
- Los registros laborales y de nómina los conserva su empleador durante el tiempo que exige la ley (por ejemplo, los soportes contables, hasta 10 años según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
8. Sus derechos
Como titular de los datos, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que otorgó.
- Saber qué uso se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o pedir que se supriman sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Consultar gratis sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado la consulta o el reclamo ante nosotros.
9. Cómo ejercerlos
Escriba a contacto@dinsoft.shop desde el correo registrado en la app, con su nombre, su número de documento, la empresa donde trabaja y lo que pide. Si pide corregir datos, adjunte el soporte.
- Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible en ese plazo, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más con aviso. Si el reclamo está incompleto, le pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta suya, se entiende desistido.
Muchos datos los puede actualizar usted mismo en la app, en Mi perfil → Actualizar mis datos.
10. Menores de edad
La app es para trabajadores y no está dirigida a menores. Si un empleador vincula a un menor autorizado para trabajar, sus datos se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
11. Cambios a esta política
Si la política cambia de forma importante, lo avisaremos en la app o por correo antes de aplicar el cambio. La versión vigente es siempre la publicada en esta página.